refik.in.ua 1

Системи управління базами даних Access


База даних – це єдине централізоване сховище даних певної предметної області, до якої мають доступ багато програм. Прикладом бази даних є: бібліотечні каталоги, записна книжка, класний журнал і т.д.

Кожен рядок бази даних називають записом, а стовпчик – полем. Між еелементами бази даних (полями та записами) існують певні зв’язки. ПускПрограммыMicrosoft Access.

Після запуска програми на екрані з’являється вікно, у якому є багато стандартних елементів вікон Windows (заголовок, рядок меню, панелі інструментів, поле програми, панель задач), а також діалогове вікно, у якому можливо вибрати:


  • новая б/д – створення нової бази даних;

  • запуск Мастера- створення нової бази даних за допомогою Майстера;

  • открыть б/д – відкриття існуючої бази даних.

Вікно бази даних дозволяє одержати доступ до всіх об’єктів та вибрати режим роботи з ним. В лівій частині вікна знаходиться панель об’єктів, яка містить наступні пункти:

  1. Таблицы – в реляційних б/д інформація зберігається в таблицях, запис містить набір даних про один об’єкт, а поле – однорідні дані про всі об’єкти;

  2. Запросы – призначені для вибору окремих (вибіркових) даних по заданій умові;

  3. Формы – являє собою бланк, що підлягає заповненню і відповідає одному запису бази даних;

  4. Отчеты – для відображення підсумкових даних з таблиць та запитів;

  5. Страницы – сторінки доступу до даних представляють собою спеціальний вид WEB-сторінок для роботи через Internet з даними, що зберігаються в базі даних;

  6. Макросы – автоматизують процеси заповнення, відбору інформації і т.д.;
  7. Модули – для виконанняоперацій, які неможливо реалізувати з допомогою Access, передбачені засоби написання мовою програмування Visual Basic.


Тип даних - це атрибут змінної або поля, що визначає, які дані можуть у них знаходитись.

MS Access оперує з наступними типами даних.

  1. Текстове поле Можуть вводитися букви, цифри та інші символи. Це поле має наступні властивості:

  • розмір поля – від 1 до 255 символів;

  • формат поля – за допомогою спеціальних символів можна задавати вигляд та розмір рядків:

  • @ - текстовий символ або пропуск; &
    - текстовий символ; < - перетворення символів у нижній регістр;

  • > - перетворення символів у верхній регістр.

  • маска введення – за допомогою спеціальних символів можливо визначити тип символу у кожній позиції введення:

  • 0 – цифра від 1 до 9; 9 – будь-яка цифра або пропуск; # - цифра, пропуск, - або +; L – буква від А до Z або від А до Я; ? – буква; A,a – буква або цифра; & - будь-який символ чи пропуск; C – довільний символ;

  • значення по замовчуванню – дозволяє автоматично вставляти значення, які часто повторюються, у всі новостворені рядки;

  • умова значення – дозволяє створити фільтр, який забезпечує введення в дане поле тільки тих значень, які відповідають заданій умові;

  • обов’язкове поле – набуває тільки двох занчень “так” або “ні”; “так” означає, що у дане поле обов’язково мають бути введені дані, що відповідають раніше визначеним властивостям, а “ні” – навпаки;

  • порожній рядок – два значення “так” або “ні”; “так” означає, що порожні рядки в базі даних дозволені;
  • індексоване (сортоване) поле – два значення “так” або “ні”; “так” означає , що поле індексоване.


Для початку вивчення встановлюється тільки розмір текстового поля, всі інші – по замовчуванню.

  1. Числове поле Записуються цілі числа і числа з плаваючою крапкою (дійсні); властивості збігаються з текстовим полем, але встановлюються наступні типи довжини поля:

  • байт – цілі числа від 0 до 255;

  • ціле – цілі числа від –32768 до +32768;

  • довге ціле – цілі числа від –2.148.483.648 до +2.147.483.648;

  • з плаваючою крапкою (4 байта) – числа в межах – 3,402.823Е38 до +3,402.823Е38;

  • з плаваючою крапкою (8 байтів) – числа в межах –1,797.693.134.862.32Е308 до +1,797.693.134.862.32Е308.

  1. Поле Дата/час Для запису дати або часу, властивості збігаються з текстовим полем, але властивість формат поля набирає таких значень:

  • повний формат дати – 12.05.97 15:20:21

  • довгий формат дати – 12 серпня 1997 р.

  • середній формат дати – 12 серп. 1997 р.

  • короткий формат дати – 12.08.97р.

  • довгий формат часу – 15:20:21

  • середній формат часу – 03:20 РМ

  • короткий формат часу – 15:20

  1. Логічне поле Може записуватися одне з двох наступних значень:

  • так аобо ні;

  • хибне або істинне;

  1. Поле типу МЕМО Це довге поле, у ньому може вміщуватися текст або текст та числа, які налічують 64000 символів.

  2. Поле типу “лічильник” Використовується як лічильник записів, часто використовується як ключове поле.
  3. Поле типу OLE Вміщує посилання на ім’я об’єкта, як ім’я об’єкту може бути вказане ім’я додатку (наприклад, Excel або Word), або малюнку, звукозапису та інше.


  4. Гиперссылка - спеціальне поле для збереження адрес URL Web-об’єктів Internet. При "щиглику" на посиланні автоматично відбувається запуск броузера і відтворення об'єкта в його вікні.

  5. Мастер подстановок не є спеціальним типом даних. Це об'єкт, настроюванням якого можна автоматизувати введення в поле даних так, щоб вибирати їх зі списку, що розкривається.

БД MS Access зберігається в одному файлі <ім'я>.mdb (або <ім'я>.mde, якщо до БД відносяться приєднані таблиці).

Зв’зування таблиць.


Зв’язок між таблицями однієї б/д визначає тип відношення між їхніми полями, зв’язують таблиці по ключовим полям. Ключові поля обох таблиць повинні мати однакові типи даних та однакові значення властивостей, але можуть по-різному називатися. Продивитись зв’язки між таблицями можливо командою: Сервис → Схема данных.

Щоб добавити таблицю у вікно схеми даних вибрати команду: Связи → Добавить таблицу.

Запити в Access - для пошуку та видачі на екран даних з однієї чи декількох таблиць, які відповідають заданій умові.

Одним з найпоширеніших є запит на вибірку.

Щоб створити та виконати запит, потрібно виконати наступне:

  1. Вибрати пункт Запросы на панелі об’єктів вікна бази даних. Натиснути Создать, у діалоговому вікні вибрати Конструктор, натиснути ОК.

  2. У вікні “Добавление таблицы” в списку вибрати потрібну таблицю, натиснути кнопки Добавить та Закрыть.. У вікні конструктора з’явиться вікно з заголовком таблиці та списком її полів.

  3. У рядку Поле запиту у кожній ячейці вибрати імена полів таблиці (таблиць) у списку, що розкривається натисканням кнопки ▼в кінці кожної ячейки. Вибирати тільки ті поля, що потрібні для даного запиту.

  4. В рядку Сортировка вибрати сортування потрібних полів запиту (за зростанням або спаданням).


  5. В рядку Вывод на екран у полі запиту повинна стояти галочка (), якщо це поле потрібно вивести на екран.

  6. В рядку Условие отбора вибрати умову.

  7. Закрити вікно конструктора запитів, у вікні, що з’явиться, присвоїти запиту ім’я.

Результат запиту відображується на екрані. А сам запит з’являється на вкладці Запросы. У таблиці з результатами виконання запиту дані обробляються як в звичайній таблиці. Можливо використовувати команді меню Формат.

Cтворення форм:

  • автоформа – автоматичне створення форми з використанням одного з стандартних шаблонів;

  • мастер форм – створення форми з допомогою майстера, в залежності від призначення форми на вибір пропонуються стандартні шаблони та стилі оформлення;

  • конструктор – створення форми на основі пустого бланка за допомогою інструментальних засобів конструктора;

  • мастер диаграм- сворення форми з діаграмою на основі вибраних полів таблиці;

  • мастер сводных таблиц – створення зведеної таблиці Excel на основі таблиць чи запитів в Access.

Щоб створити форму в області Формы вікна бази даних натиснути кнопку Создать, на екрані з’явиться вікно, де вибрати спосіб створення форми, але спершу у нижній частині вікна вибрати таблицю, на основі якої буде створюватися форма.

При закритті форми потрібно дати ім’я формі.

Створення звіту за допомогою майстра


В Access звіт являє собою форму спеціального типу, яка призначена для виведення на друкування. Звіт створюється тоді, коли необхідно представити на папері зведену інформацію, яка зберігається в базі даних.
  1. На вкладці Отчеты натиснути кнопку Создать. У вікні вибрати Мастер отчетов.


  2. У полі Таблицы и запросы вибрати таблицю або запит, для яких буде створено звіт.

  3. У полі Доступные поля вибрати ті поля, які потрібні для звіту, натисканням кнопок > або >>. Натиснути Далее.

  4. Перевага звітів перед формами заключається у можливості групування даних. Якщо потрібні рівні (уровни) групування то вибрати поле, яке буде І рівнем, натиснути >. Дані можливо групувати не більше ніж по трьом рівням. Натиснути Далее.

  5. Access автоматично сортує дані по тим же полям, по яким виконується групування. Якщо в попередньому вікні були встановлені рівні групування, то у поточному вікні з'явиться кнопка Итоги, де можливо вказати поля для підведення підсумків. Для встановлення підсумків вибрати їх тип у відповідних полях (Sum, Avg, Min, Max). Потім вибрати одне з двох: данные и итоги або только итоги. Якщо потрібно, встановити підрахунок процентів, натиснути ОК.

Якщо потрібно відсортувати і інші поля, їх необхідно вказати в спеціально відведених полях та вказати напрямок сортування натисканням кнопки в кінці поля АЯ↓ або ЯА↑. Натиснути Далее.

  1. У наступному вікні вказати, як будуть представлені дані в звіті: Ступечатый – ступенчате розташування даних різних рівней; Блок – блочне розташування даних; структура1 та структура2 – ступенчате розташування рівней з перекриттям; по левому краю 1, 2 – вирівнювання даних по всім рівнях по лівому краю сторінки.

Якщо рівні звіту не задано, то макет запиту має наступні пункти:

    • в столбец;

    • табличный;

    • выровненный.

Вибрати орієнтацію сторінки (альбомная, книжная). Встановити опцію «Настроить ширину полей для размещения на одной странице», натиснути Далее.


  1. Вибрати стиль звіту (деловой, обычный, полужирный, сжатый, спокойный, строгий), натиснути Далее.

  2. В наступному вікні дати ім’я звіту, яке буде виведено у вигляді заголовку, натиснути Готово.

В готовому звіті внизу автоматично встановлюється дата створення цього звіту.

Зберегти звіт командою ФайлСохранить.

Друк в Access


Друкування таблиць, запитів, форм т та звітів не відрізняється від друкування в інших програмах Microsoft Office.

  1. ФайлПредварительный просмотр.

  2. Для друкування за встановленими по замовчуванню параметрами натиснути кнопку друкування у вигляді принтера на панелі інструментів.

  3. Для встановлення формата сторінки (розмір полів, орієнтація сторінки) вибрати пункт меню ФайлПараметры страницы.

  4. При друкуванні форм і звітів встановити опцію “Печатать только данные”.

  5. Якщо потрібно вибрати інший принтер, встановити кількість копій документа або вказати конкретні сторінки, вибрати пункт меню ФайлПечать.


Завдання. Створити таблицю в базі даних з назвою «Мої друзі».

Вказівки до виконання:

  1. Створіть у своїй папці папку Бази даних.

  2. Запустіть Microsoft Access.

  3. У вікні клацніть Новая база данных, OK. При створенні нової БД MS Access пропонує відразу ж зберегти порожню БД, тому збережіть нову БД з іменем «Мої друзі».

  4. Створіть макет таблиці «Мої друзі» в режимі Конструктора. Для цього на вкладці Таблиці натисніть кнопку Создать, виберіть конструктор, ОК.
  5. У вікні Конструктора таблиць у першому рядку стовпця Имя поля введіть Ім’я, перейдіть у поле Тип Даних, клацніть на кнопці-стрілці. Перегляньте список, що розкривається. Виберіть Текстовый.


  6. У наступному рядку стовпця Имя поля введіть Телефон, у полі Тип даних виберіть тип Числовий.

  7. Аналогічно створіть поля:

    1. Дата народження (тип поля – Дата/время).

    2. Адреса (Текстовый).

    3. Фото (OLE)

    4. Навчальний заклад (Тектстовий)

    5. Захоплення (МЕМО)

    6. Стать (Текстове )

  8. Закрийте вікно Конструктора ( на запит збереження – кнопка ДА). Таблицю збережіть з ім’ям «Мої друзі». На вкладці Таблицы з’явилася таблиця Мої друзі.

  9. Відкрити утворену таблицю. Заповнити утворені поля 10 записами.


Завдання. Створити таблицю в базі даних з назвою «Мої друзі».

Вказівки до виконання:

  1. Створіть у своїй папці папку Бази даних.

  2. Запустіть Microsoft Access.

  3. У вікні клацніть Новая база данных, OK. При створенні нової БД MS Access пропонує відразу ж зберегти порожню БД, тому збережіть нову БД з іменем «Мої друзі».

  4. Створіть макет таблиці «Мої друзі» в режимі Конструктора. Для цього на вкладці Таблиці натисніть кнопку Создать, виберіть конструктор, ОК.

  5. У вікні Конструктора таблиць у першому рядку стовпця Имя поля введіть Ім’я, перейдіть у поле Тип Даних, клацніть на кнопці-стрілці. Перегляньте список, що розкривається. Виберіть Текстовый.

  6. У наступному рядку стовпця Имя поля введіть Телефон, у полі Тип даних виберіть тип Числовий.

  7. Аналогічно створіть поля:

    1. Дата народження (тип поля – Дата/время).

    2. Адреса (Текстовый).

    3. Фото (OLE)

    4. Навчальний заклад (Тектстовий)

    5. Захоплення (МЕМО)

    6. Стать (Текстове )

  1. Закрийте вікно Конструктора ( на запит збереження – кнопка ДА). Таблицю збережіть з ім’ям «Мої друзі». На вкладці Таблицы з’явилася таблиця Мої друзі.


  2. Відкрити утворену таблицю. Заповнити утворені поля 10 записами.


Завдання. Створити таблицю в базі даних з назвою «Мої друзі».

Вказівки до виконання:

  1. Створіть у своїй папці папку Бази даних.

  2. Запустіть Microsoft Access.

  3. У вікні клацніть Новая база данных, OK. При створенні нової БД MS Access пропонує відразу ж зберегти порожню БД, тому збережіть нову БД з іменем «Мої друзі».

  4. Створіть макет таблиці «Мої друзі» в режимі Конструктора. Для цього на вкладці Таблиці натисніть кнопку Создать, виберіть конструктор, ОК.

  5. У вікні Конструктора таблиць у першому рядку стовпця Имя поля введіть Ім’я, перейдіть у поле Тип Даних, клацніть на кнопці-стрілці. Перегляньте список, що розкривається. Виберіть Текстовый.

  6. У наступному рядку стовпця Имя поля введіть Телефон, у полі Тип даних виберіть тип Числовий.

  7. Аналогічно створіть поля:

    1. Дата народження (тип поля – Дата/время).

    2. Адреса (Текстовый).

    3. Фото (OLE)

    4. Навчальний заклад (Тектстовий)

    5. Захоплення (МЕМО)

    6. Стать (Текстове )

  8. Закрийте вікно Конструктора ( на запит збереження – кнопка ДА). Таблицю збережіть з ім’ям «Мої друзі». На вкладці Таблицы з’явилася таблиця Мої друзі.

  9. Відкрити утворену таблицю. Заповнити утворені поля 10 записами.