refik.in.ua 1

11лабораторна рОбота №11

Тема:

Звіти


Цель:

Освоїти основні прийоми створення звітів.

Время:

2 ч.
    1. Виконання роботи


  • Надати викладачу, виконане завдання для самопідготовки в п. 9.2.

  • Вивчити теоретичні відомості.

  • Відповісти тестові завдання.

  • Виконати самостійну роботу.
    1. Завдання для самопідготовки


В процесі підготовки до заняття студент у обов'язковому порядку повинен виконати наступні завдання:

а) За допомогою конспекту лекцій і рекомендованої літератури розглянути суть таких питань:

  1. Створення звітів;

  2. Редагування звітів.

б) Занести в звіт такі дані:

  1. номер практичної роботи;

  2. тему і мету роботи;

  3. короткий конспект основних теоретичних відомостей.
    1. Теоретичні відомості


Звіт є ефективний спосіб представлення даних в друкарському форматі. Маючи можливість управління розміром і зовнішнім виглядом всіх елементів звіту, користувач може відображувати інформацію бажаним чином. Робота із звітами дуже нагадує створення і редагування форм, тому багато явищ не розписано детально (наприклад, створення в режимі конструктора, обчислювані поля і так далі).

11.1.1Автозвіт


Найбільш простий засіб Access для створення звіту на основі таблиці або запиту, часто використовується для недосвідчених користувачів, а так само як створення заготівки для редагування в режимі конструктора.

  • Виділити таблицю або запит;


Рисунок 11.1 Створення Автозвіту


  • Новий об'єкт: Автозвіт;

  • Зберегти ;

  • Ввести ім'я;

  • ОК.

11.1.2Створення звіту за допомогою майстра


  • ОбъектыОтчеты;

  • Создание отчета с помощью мастера;

  • Таблицы и запросыВыбрать таблицу или запрос, на основании которого будет сделан отчет;

  • Выделить поле > ;

  • Перенести все необходимые поля;

  • Далее>;

  • Добавить уровни группировки? (сделать в виде группы записи по данному полю, например, если выбрать поле Автор то в группе буду все книги данного автора) Выделить поле > ;

  • Далее>;

  • Если необходимо, указать, какое поле сортировать и каким образом;

  • Далее>;

  • Указать стиль отчета;

  • Далее>;

  • Ввести имя отчетаГотово.

Пример. В режиме мастера создать отчет Прайс, используя в качестве источника данных таблицу Прайс:

  • ОбъектыОтчеты;

  • Создание отчета с помощью мастера;

  • Таблицы и запросыТаблица: Прайс;

  • Перенести в правую часть поля: Автор, Наименование, Год, Стр, Цена;

  • Далее>;

  • Добавить уровни группировки?Выделить Автор > ;

  • Далее>;

  • Далее>;

  • Далее>;

  • Выберите требуемый стильДеловой;

  • Далее>;
  • Задайте имя отчетаПрайс;


  • Готово;

  • Просмотреть полученный отчет;

  • Закрыть.



11.1.3Создание отчета с помощью конструктора




Рисунок 11.2 Структура отчета

Структура отчета состоит из нескольких разделов:

Заголовок отчета – Отображает заголовки в виде текста или рисунка. При печати выводится только на первой странице;

Верхний колонтитул – определяет содержимое верхнего колонтитула, при печати выводится вверху на каждой странице;

Область данных основная часть отчета, содержащая данные, полученные из источника (таблица или запрос);

Нижний колонтитул – аналог верхнему;

Примечание отчета – определяет нижнюю часть отчета, при печати выводится в конце последней страницы.

Для создания отчета в режиме конструктора, удобно использовать таблицу или запрос в качестве основания формы. Если нет таблицы, которая бы содержала все необходимые поля, необходимо создать запрос со всеми имеющимися данными.

  • ОбъектыОтчеты;

  • Создать ;

  • В появившемся окне выбрать Конструктор;

  • Выберите в качестве источника данных таблицу или запросвыбрать таблицу или запрос;

  • ОК;

  • Если необходимо работать с заголовками и колонтитулами: ВидЗаголовки/примечания, ВидКолонтитулы;

  • Перенести на отчет необходимые элементы и поля;

  • Сохранить ;

  • Указать имя;

  • ОК.

11.1.4Мастер почтовых наклеек

Мастер почтовых наклеек создает отчеты с оформлением, которое используется для печати наклеек стандартных форм. С помощью этого мастера можно создать собственные параметры наклеек, если вам не подходит ни один из стандартных типов.


  • ОбъектыОтчеты;

  • Создать ;

  • В появившемся окне выбрать Почтовые наклейки;

  • Выберите в качестве источника данных таблицу или запросУказать источник данных

  • ОК;

  • Выбрать размер из стандартов, а так же фильт по изготовителю, тип носителя и систему единиц;

  • Далее>;

  • Выбрать параметры шрифта;

  • Далее>;

  • С помощью кнопки > ,перенести вправо, какие поля требуется разместить на наклейке;

  • Далее>;

  • С помощью кнопки > , перенести вправо поля, по которым необходимо произвести группировку;

  • Далее>;

  • Указать имя отчета;

  • Готово.

Пример.

  1. Создать ценники с фирменным логотипом:

  • ОбъектыОтчеты;

  • Создать ;

  • В появившемся окне выбрать Почтовые наклейки;

  • Выберите в качестве источника данных таблицу или запросПрайс;

  • ОК;

  • Размеры: 96,5 mm44,5 mm;

  • Далее>;

  • НасыщенностьЖирный;

  • Далее>;

  • Автор > ;

  • Enter;

  • Наименование > ;

  • Enter;

  • Год > ;

  • Enter;

  • Стр > ;

  • Enter;
  • Цена > ;


  • Enter;

  • Далее>;

  • Далее>;

  • Готово.

  1. Открыть отчет в режиме конструктора:

  • ВидКонструктор.

  1. Разместить элементы согласно рисунку:



Рисунок 11.3 Структура отчета

  1. Добавить надписи согласно рисунку:

.

Рисунок 11.4 Отредактированная структура отчета

  1. Добавить логотип в верхнюю часть:

  • На Панели элементов выбрать Рисунок ;

  • Нарисовать в верхней части прямоугольник;

  • Мои документыГруппа NN;

  • Логотип2.jpg;

  • ОК;

  • Изменить размер рамки так, что бы был виден весь рисунок.

  1. Создать границу ценника :

  • На Панели элементов выбрать Прямоугольник;

  • Нарисовать его на отчете, как можно ближе к границе;

  • "Щелчок правой" на нарисованном прямоугольнике;
  • Цвет заливки/фонаПрозрачный;


  • Сохранить ;

  • Убедиться с помощью предварительного просмотра, что все элементы помещаются и видны полностью, если возникли проблемы вернуться в режим конструктора и отредактировать.



11.1.5Многотабличный отчет с итоговыми данными


  • ОбъектыОтчеты;

  • Создание отчета с помощью мастера;

  • Таблицы и запросыВыбрать таблицу или запрос, на основании которого будет сделан отчет;

  • Выделить поле > ;

  • Перенести все необходимые поля;

  • Таблицы и запросыВыбрать другую таблицу или запрос, данные которого будут добавлены в отчет;

  • Выделить поле > ;

  • Далее>;

  • Добавить уровни группировки? (сделать в виде группы записи по данному полю, например, если выбрать поле Автор то в группе буду все книги данного автора) Выделить поле > ;

  • Далее>;

  • Если необходимо, указать, какое поле сортировать и каким образом;

  • Итоги…;

  • Выбрать поле и функцию ;

  • ОК;

  • Далее>;

  • Указать стиль отчета;

  • Далее>;

  • Ввести имя отчетаГотово.

11.1.6Отчет с предварительным вводом условия отбора записей


Если необходимы разные отчеты по одному полю, например, по автору, часто создают отчет с предварительным вводом условия отбора записей. Для этого сначала создают запрос с параметром, значение которого явно не указано. Затем на основании этого запроса создают отчет. При запуске отчета будет выведено диалоговое окно, требующее ввести значение.

Пример. Создать отчет, формирующийся на основании данных об авторе, введенных пользователем с клавиатуры:
  • ОбъектыЗапросы;


  • Создание запроса в режиме конструктора;

  • ПрайсДобавить;

  • Закрыть;

  • "Двойной щелчок" по полям: Автор, Наименование, Год, Стр, Цена;

  • На пересечении поля Автор и строки Условие отбора ввести [Введите автора];

  • Сохранить ;

  • Ввести АвторОК;

  • Закрыть ;

  • ОбъектыОтчеты;

  • Создать ;

  • АвтоотчетЛенточный;

  • Выберите в качестве источника данных таблицу или запросАвтор;

  • ОК;

  • Ввести: Траут;

  • ОК;

  • Закрыть ;

  • ДаАвторОК.


11.1.7Создание диаграммы

  • ОбъектыОтчеты;


  • Создать ;

  • В появившемся окне выбрать Мастер диаграмм;

  • Выберите в качестве источника данных таблицу или запросУказать источник данных

  • ОК;

  • Перенести в правую часть нужные поля;

  • Далее>;

  • Выбрать тип диаграммы;

  • Далее>;

  • Выбрать тип отображения диаграммы, если необходимо, отредактировать;

  • Если необходимо, с помощью кнопки Образец проконтролировать созданную диаграмму;

  • Далее>;

  • Указать имя диаграммы;

  • Готово.

11.1.8Редактирование диаграммы


  • Открыть диаграмму в режиме конструктора;

  • "Щелчок" правойОбъект диаграммаИзменить;

  • Внести изменения;

  • Сохранить .
    1. Практическая часть

11.1.9Самостоятельная работа


  1. Открыть из своей папки БД Аграрий (С:\Мои документы\ГруппаNN\ЧП_Аграрий);

  2. На основании таблицы Клиенты создать автоотчет. Сохранить под именем Автоотчет_Клиенты;

  3. С помощью Мастера отчетов, создать отчет Прайс который бы содержал поля: Наименование, Цену и Примечание из таблицы Прайс, а так же поле Категория из таблицы Категория. Вид представления данных  Категория. Сортировка по возрастанию для поля Наименование. Макет  Блок;

  4. Открыть отчет Прайс в режиме Конструктора;

  5. Создать титульную страницу для отчета Прайс, для этого растянуть область заголовка отчета на 24 ячейки по высоте (что примерно соответствует размеру листа формата А4 книжной ориентации);
  6. Изменить текст надписи с Категория на Прайс. Выравнивание по центру, шрифт Times New Roman, 36 размера, полужирный курсив, поместить в центре листа;


  7. Добавить еще одну надпись с текстом «Частное предприятие АГРАРИЙ», с аналогичными параметрами шрифта кроме размера, который составляет 28;

  8. Из папки Мои документы\Access, добавить рисунок Логотип1.bmp;

  9. Выровнять элементы, сохранить в режиме предварительного просмотра убедиться, что отчет соответствует рисунку 9.5;



Рисунок 11.5 Титульная страница отчета

  1. Перейти в режим отчета, используя инструменты навигации просмотреть весь отчет;

  2. Создать ценники (используя почтовые наклейки) на основании таблицы Прайс, размером 96,5 mm x 44,5 mm, содержащие поля Наименование, Цена, Примечание (каждое поле с новой строки), сортировка по полю Наименование.

  3. Сохранить под именем Ценники;

  4. Открыть отчет Ценники в режиме Конструктора, добавить прямоугольник, расположив его как можно ближе к краю отчета, убрать заливку прямоугольника;

  5. Переместить поля, изменить размеры полей и параметры шрифтов, а так же добавить надписи в соответствии с рисунком 9.6;



Рисунок 11.6 Структура отчета


  1. Перейти в режим предварительного просмотра, убедиться, что все данные помещаются на ценнике, если необходимо – отредактировать, сохранить;
  2. С помощью мастера отчетов рассчитать стоимость каждой категории, а так же количество процентов, составляющих стоимость категории из всей совокупной стоимость Прайса. Для построения отчета необходимо использовать 2 поля: поле Категория из таблицы Категория и поле Цена из таблицы Прайс, вид представления данных  Прайс, группировка по полю Категория. На следующем шаге нажать кнопку Итоги…, установить параметры: Sum – , Вычислить проценты – , Только итоги – . Затем установить параметры макета – Блок, сохранить под именем Итоги;


  3. Создать отчет для таблицы Прайс с предварительным условием отбора по полю Цена. Сохранить под именем Отбор;

  4. Закрыть ЧП Аграрий;

  5. Открыть базу данных Телефон;

  6. На основании таблиц zhiteli и NAS_PUNK, создать телефонный справочник, где Вид представления  NAME_GOR, а группировка по полю FAM, макет Блок. Сохранить под именем Телефонный справочник;

  7. Создать титульную страницу Телефонного справочника, оформление произвольное. Страница должна содержать логотип, например рисунок 9.7 (создать с помощью MS Paint):





Рисунок 11.7 Пример логотипа

  1. Для стола справок создать список карточек на каждого жителя. Карточки должны содержать следующие данные: ФИО, адрес, телефон, название населенного пункта;

  2. Показать работу преподавателю.
    1. Требования к оформлению отчета


Отчет должен содержать:

  • Краткий конспект теоретических сведений;

  • Результаты выполненных действий.