refik.in.ua 1

Тема: Створення й модифікація таблиць у СУБД Microsoft Access


1. Створення бази даних Microsoft Access

2. Структура найпростішої бази даних

3. Створення таблиць.

4. Властивості полів бази даних

5. Типи даних

1. Створення бази даних Microsoft Access

В Microsoft Access підтримуються три методи створення Бази даних Access.
Створення бази даних за допомогою майстра

Можна скористатися майстром баз даних для створення всіх необхідних таблиць, форм і звітів для бази даних обраного типу - це найпростіший спосіб початкового створення бази даних. Майстер пропонує обмежений набір параметрів для настроювання бази даних.


  • Натисніть кнопку Створити на панелі інструментів.

  • В області задач Створення файлу в групі Шаблони виберіть На моєму комп'ютері.

  • Виберіть значок підходящого шаблона бази даних на вкладці Бази даних і натисніть кнопку OK.

  • У діалоговому вікні Файл нової бази даних уведіть ім'я бази даних і вкажіть її розташування, а потім натисніть кнопку Створити.

  • Додержуйтеся інструкцій майстра баз даних.

Примітка. За допомогою майстра баз даних не можна додавати нові таблиці, форми й звіти в існуючу базу даних.
Створення бази даних за допомогою шаблона

Це найшвидший спосіб створення бази даних. Цей метод працює краще інших, якщо вдасться знайти й використати шаблон, найбільш підходящим вимогам.

  • Натисніть кнопку Створити на панелі інструментів.

  • В області задач Створення файлу в списку Шаблони або шукайте конкретний шаблон, або виберіть пункт Домашня сторінка шаблонів для огляду всіх шаблонів.

  • Виберіть необхідний шаблон і натисніть кнопку Завантажити.


Створення порожньої бази даних

Можна створити порожню базу даних, а потім додати в неї таблиці, форми, звіти й інші об'єкти - це найбільш гнучкий спосіб, але він вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. В обох випадках створену базу даних можна в будь-який час змінити й розширити.


  • Натисніть кнопку Створити на панелі інструментів.

  • В області задач Створення файлу виберіть у групі Створення посилання Нова база даних.

  • У діалоговому вікні Файл нової бази даних уведіть ім'я бази даних і вкажіть її розташування, а потім натисніть кнопку Створити.

  • Після відкриття вікна бази даних можна створити необхідні об'єкти бази даних.


2. Структура найпростішої бази даних

Якщо в базі немає ніяких даних (порожня база), то це однаково повноцінна база даних. Хоча даних у базі й ні, але інформація в ній все-таки є - це структура бази. Вона визначає методи занесення даних і зберігання їх у базі. Найпростіший «некомп'ютерний» варіант бази даних - діловий ежедневник, у якому кожному календарному дню виділено по сторінці. Навіть якщо в ньому не записано ні рядків, він не перестає бути ежедневником, оскільки має структуру, що чітко відрізняє його від записних книжок, робочих зошитів і іншої паперової продукції.

Бази даних можуть містити різні об'єкти, але основними об'єктами будь-якої бази даних є її таблиці. Найпростіша база даних має хоча б одну таблицю. Відповідно, структура найпростішої бази даних тотожно дорівнює структурі її таблиці.

Ми знаємо, що структуру двовимірної таблиці утворять стовпці й рядки. Їхніми аналогами в структурі найпростішої бази даних є поля й записи. Якщо записів у таблиці поки ні, виходить, її структура утворена тільки набором полів. Змінивши склад полів базової таблиці (або їхньої властивості), ми змінюємо структуру бази даних і, відповідно, одержуємо нову базу даних.
3. Створення таблиць.

СУБД Microsoft Access 2000 надає кілька засобів створення кожного з основних об'єктів бази. Ці засоби можна класифікувати як:

  • ручні (розробка об'єктів у режимі Конструктора);

  • автоматизовані (розробка за допомогою програм-майстрів);
  • автоматичні - засобу прискореної розробки найпростіших об'єктів.


Співвідношення між цими засобами зрозумілі: ручні засоби є найбільш трудомісткими, але забезпечують максимальну гнучкість; автоматизовані й автоматичні засоби є найбільш продуктивними, але й найменш гнучкими. Методичною особливістю вивчення програми Microsoft Access є той факт, що в навчальних цілях для створення різних об'єктів доцільно користуватися різними засобами.

  1. При розробці навчальних таблиць і запитів рекомендується використати ручні засоби - працювати в режимі Конструктора. Використання майстрів прискорює роботу, але не сприяє освоєнню понять і методів.

  2. При розробці навчальних форм, звітів і сторінок доступу навпаки краще користуватися автоматизованими засобами, надаваними майстрами. Це пов'язане з тим, що для даних об'єктів більшу роль грає зовнішній вигляд. Дизайн цих об'єктів досить трудомісткий, тому його краще доручити програмі, а учневі зосередитися на змістовній частині роботи.



Способи створення таблиць:

  1. У режимі конструктора.

  2. За допомогою майстра.

  3. Уведенням даних у порожню таблицю (із клавіатури або додатки).


Створення таблиць у режимі конструктора

  1. У вікні бази даних виділити об'єкт Таблиці - Створення таблиці в конструкторі.

  2. У вікні Конструктора таблиць виконати дії:

  • увести імена полів

  • Указати тип даних для кожного поля (вибрати зі списку, що розкривається).

  • Указати властивості полів.

  • Виконати опис кожного поля (необов'язково).

  • Задати ключове поле.

  • Зберегти таблицю (указавши ім'я).


Створення таблиці шляхом уведення даних (найшвидший спосіб)

  1. В вікні бази даних виділити об'єкт Таблиці - Створення таблиці шляхом уведення даних.
  2. На екрані з'явиться таблиця (за замовчуванням 10 полів 21 запис).


  3. Змінити імена полів.

  4. Увести дані в таблицю.

  5. Зберегти таблицю (увести ім'я). Тип даних програма визначає автоматично.


4. Властивості полів бази даних

Поля бази даних не просто визначають структуру бази - вони ще визначають групові властивості даних, записуваних в осередки, що належать кожному з полів. Нижче перераховані основні властивості полів таблиць баз даних на прикладі СУБД Microsoft Access.

. Запису бази \_ Поля бази

Найпростіша таблиця бази даних

  • Ім'я поля - визначає, як варто звертатися до даних цього поля при автоматичних операціях з базою (за замовчуванням імена полів використаються як заголовки стовпців таблиць).

  • Тип поля - визначає тип даних, які можуть утримуватися в даному полі.

  • Розмір поля - визначає граничну довжину (у символах) даних, які можуть розміщатися в даному полі.

  • Формат поля - визначає спосіб форматування даних в осередках, що належать полю.

  • Маска уведення - визначає форму, у якій уводяться дані в поле (засіб автоматизації уведення даних).

  • Підпис - визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля (якщо підпис не зазначений, то як заголовок стовпця використається властивість Ім'я поля).

  • Значення за замовчуванням - те значення, що вводиться в осередки поля автоматично (засіб автоматизації уведення даних).

  • Умова на значення - обмеження, використовуване для перевірки правильності уведення даних (засіб автоматизації уведення, що використається, як правило, для даних, що мають числовий тип, грошовий тип або тип дати).
  • Повідомлення про помилку - текстове повідомлення, що видається автоматично при спробі уведення в поле помилкових даних (перевірка помилковості виконується автоматично, якщо задано властивість Умова на значення).


  • Обов'язкове поле - властивість, що визначає обов'язковість заповнення даного поля при наповненні бази;

  • Порожні рядки - властивість, що дозволяє уведення порожніх строкових даних (від властивості Обов'язкове поле відрізняється тим, що ставиться не до всіх типів даних, а лише до деяким, наприклад до текстового).

  • Індексоване поле - якщо поле має цю властивість, всі операції, пов'язані з пошуком або сортуванням записів за значенням, що зберігається в '' даному полі, істотно прискорюються. Крім того, для індексованих полів можна зробити так, що значення в записах будуть перевірятися по цьому полю на наявність повторів, що дозволяє автоматично виключити дублювання даних.

Оскільки в різних полях можуть утримуватися дані різного типу, те й властивості в полів можуть розрізнятися залежно від типу даних. Так, наприклад, список вищевказаних властивостей полів ставиться в основному до полів текстового типу. Поля інших типів можуть мати або не мати ці властивості, але можуть додавати до них і свої. Наприклад, для даних, що представляють дійсні числа, важливим властивістю є кількість знаків після десяткової коми. З іншого боку, для полів, використовуваних для зберігання малюнків, звукозаписів, відеокліпів і інших об'єктів OLE, більшість вищевказаних властивостей не мають змісту.


5. Типи даних

Бази даних Microsoft Access працюють із наступними типами даних


  • Т
    екстовий — тип даних, використовуваний для зберігання звичайного неформатированного тексту обмеженого розміру (до 255 символів).



  • Поле Мемо - спеціальний тип даних для зберігання більших об'ємів тексту (до 65 535 символів). Фізично текст не зберігається в поле. Він зберігається в іншім місці бази даних, а в полі зберігається покажчик на нього, але для користувача такий поділ помітно не завжди.


  • Числовий - тип даних для зберігання дійсних чисел.

  • Дата/час - тип даних для зберігання календарних дат і поточного часу.




  • Грошовий - тип даних для зберігання грошових сум. Теоретично, для їхнього запису можна було б користуватися й полями числового типу, але для грошових сум є деякі особливості (наприклад, пов'язані із правилами округлення), які роблять більше зручним використання спеціального типу даних, а не настроювання числового типу.




  • Лічильник - спеціальний тип даних для унікальних (не повторюваних у поле) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання - для порядкової нумерації записів.

  • Логічний - тип для зберігання логічних даних (можуть приймати тільки два значення, наприклад Так чи Ні).

  • Поле об'єкта OLE - спеціальний тип даних, призначений для зберігання об'єктів OLE, наприклад мультимедийных. Реально, звичайно, такі об'єкти в таблиці не раняться. Як і у випадку полів MEMO, вони зберігаються в іншім місці внутрішньої структури файлу бази даних, а в таблиці зберігаються тільки покажчики на них (інакше робота з таблицями була б надзвичайно вповільненою).

  • Гіперпосилання - спеціальне поле для зберігання адрес URL Web-об'єктів Інтернету. При щиглику на посиланні автоматично відбувається запуск броузера й відтворення об'єкта в його вікні.

  • Майстер підстановок - це не спеціальний тип даних. Це об'єкт, настроюванням якого можна автоматизувати уведення в даних поле так, щоб не вводити їх вручну, а вибирати зі списку, що розкривається.