refik.in.ua 1

ЛЕКЦІЯ №14,15

Тема:


Загальні відомості про Microsoft Access. Робота з таблицями.

ПЛАН

ЛЕКЦІЯ №14,15




Час:

4 год.

Бази даних як засіб зберігання й обробки інформації

Система керування базами даних Microsoft Access є одним із самих популярних додатків у сімействі настільних СУБД. Всі версії Access мають у своєму арсеналі засоби, що значно спрощують уведення й обробку даних, пошук даних і надання інформації у вигляді таблиць, графіків і звітів. Починаючи з версії Access 2000, з'явилися також Web-сторінки доступу до даних, які користувач може переглядати за допомогою програми Internet Explorer. Крім цього, Access дозволяє використати електронні таблиці й таблиці з інших настільних і серверних баз даних для зберігання інформації, необхідної додатку. Приєднавши зовнішні таблиці, користувач Access буде працювати з базами даних у цих таблицях так, ніби це були таблиці Access. При цьому й інших користувачах можуть продовжувати працювати із цими даними в тім середовищі, у якій вони були створені.

Бази даних — це сукупність відомостей (про реальні об'єкти, процеси, події або явища), що ставляться до певної теми або завдання, організована таким чином, щоб забезпечити зручне подання цієї сукупності, як у цілому, так і будь-якої її частини.

Реляционная база даних являє собою безліч взаємозалежних таблиць, кожна з яких містить інформацію про об'єкти певного типу. Кожен рядок таблиці включає дані про один об'єкт, а стовпці таблиці містять різні характеристики цих об'єктів - атрибути.

Рядка таблиці називаються записами; всі записи мають однакову структуру — вони складаються з полів. Кожне поле запису містить одну характеристику об'єкта й має строго певний тип даних.


Для роботи з даними використаються системи керування базами даних (СУБД). Основні функції СУБД — це визначення даних (опис структури баз даних), обробка даних і керування даними.

Структура таблиць БД – це опис найменувань і типів полів, форматів даних, критеріїв перевірки вводи даних і т.д.

Таблиці в БД можуть бути зв'язані між собою. Ці зв'язки визначаються по збігу значень полів у різних таблицях.

Розрізняють 3 види зв'язків:


  • "один-ко-многим" (наприклад, клієнти й замовлення зв'язані відношенням "один-ко-многим", тому що одного запису в таблиці, що містить відомості про клієнтів, може відповідати кілька записів у таблиці замовлень цих клієнтів);

  • "многие-ко-многим" (наприклад, відношення між викладачами й курсами лекцій, які вони читають, це буде відношення "многие-ко-многим", тому що один викладач може читати кілька курсів, але й один курс може читатися декількома викладачами);

  • "один-до-одному" (це буває у двох випадках: запис має велику кількість полів, і тоді дані про один тип об'єктів розносяться по двох зв'язаних таблицях, або потрібно визначити додаткові атрибути для деякої кількості записів у таблиці, тоді створюється окрема таблиця для цих додаткових атрибутів, що зв'язується відношенням "один-до-одному" з основною таблицею);

Будь-яка СУБД дозволяє виконувати чотири найпростіші операції з даними:

  • додавати в таблицю одну або кілька записів;

  • видаляти з таблиці одну або кілька записів;

  • обновляти значення деяких полів в одній або декількох записах;

  • знаходити одну або кілька записів, що задовольняють заданій умові.

Для виконання цих операцій використається механізм запитів.

Запити до бази формуються на спеціально створеному для цього мові, що так і називається мова структурованих запитів (SQL — Structured Query Language).


І остання функція СУБД — це керування даними. Під керуванням даними звичайно розуміють захист даних від несанкціонованого доступу, підтримку многопользовательского режиму роботи з даними й забезпечення цілісності й погодженості даних.

Microsoft Access є настільної СУБД реляционного типу, що має всі необхідні засоби для виконання перерахованих вище функцій. Достоїнством Access є те, що вона має дуже простий графічний інтерфейс, що дозволяє не тільки створювати власну базу даних, але й розробляти прості й складні додатки.

СУБД Access зберігає всі дані в одному файлі, хоча й розподіляє їх по різних таблицях (файл.mdb), що служить для зберігання структурованих даних настроювань, що описують об'єкт й, СУБД стосовно до цієї БД і пов'язаній з нею завдання.

Зауваження: У базі даних потрібно зберігати тільки необхідну інформацію, і при цьому всі дані повинні зберігатися тільки в одному місці

Основна причина, по якій потрібно дотримуватися цього правила - це те, що такі дані довго вводити й важко аналізувати. Якщо випадково при уведенні значення користувач зробило граматичну помилку, то при запитах й угрупованнях таке значення буде розглядатися як самостійне, і рядок, що містить це значення, не потрапить у потрібну групу або просто не буде виведена на екран.

При проектуванні структури баз даних необхідно уникати повторення даних і створювати для них окремі таблиці. Цей процес називається нормалізацією.

Створення нової бази даних

Для створення нової бази даних необхідно скористатися областю завдань Створення файлу (New file) вікна додатка Microsoft Access. Ця область з'являється праворуч при першому запуску Access.

Створити нову базу даних можна трьома способами:


  • шляхом створення нової порожньої бази даних;

  • створенням копії існуючої бази даних;
  • за допомогою створення бази даних з використанням шаблона.


Робітниче середовище Access

Головне вікно програми Access має вигляд, аналогічний вікнам інших додатків Microsoft Office. У верхній частині вікна розміщається його заголовок, меню й панель інструментів, а в нижній частині - рядок стану.

Особливим вікном в Access є вікно бази даних, що дозволяє одержати доступ до всіх об'єктів бази даних і вибрати режим роботи з об'єктом. У лівій частині вікна перебуває панель об'єктів, що містить ярлики для кожного з об'єктів Access: Таблиці, Запити, Форми, Звіти, Сторінки, Макроси, Модулі. Клацнувши на ярлику мишею, у правій частині вікна ви відкриєте список відповідних об'єктів.

З кожним об'єктом бази даних можна працювати у двох режимах. Перший режим назвемо режимом виконання (умовно, тому що він трохи розрізняється для різних типів об'єктів):

  • для таблиць, запитів, форм і сторінок доступу до даних цей режим означає відкриття відповідного об'єкта й називається, відповідно, режим Таблиці (для таблиць і запитів), режим Форми, режим Сторінки;

  • для звіту — це режим попереднього перегляду;

  • для макросу — це дійсно режим виконання;

  • для модуля цей режим відключений.

Другий режим — це режим Конструктора. Даний режим застосовується до всіх типів об'єктів і призначений для створення й зміни об'єктів.

Вибрати потрібний режим можна за допомогою кнопок, які перебувають у лівій частині панелі інструментів вікна бази даних, за допомогою команд меню Вид або за допомогою кнопок на панелі інструментів Access.

Робота з таблицями

Основні режими роботи з таблицями

Існують чотири режими роботи з таблицями: режим Таблиці, режим Конструктора, режим Зведеної таблиці й режим Зведеної діаграми.

У режимі Таблиці здійснюється робота з даними, що перебувають у таблиці: перегляд, редагування, додавання, сортування й т.п.


У режимі Конструктора створюється або модифікується структура таблиці, тобто задаються імена полів таблиці і їхніх типів, поля описуються, задаються їхні властивості.

В режимах Зведеної таблиці й Зведеної діаграми зручно виконувати аналіз даних, динамічно змінюючи способи їхнього подання.

Для швидкого переходу з одного режиму в іншій служить кнопка Вид на панелях інструментів Таблиця в режимі таблиці, Конструктор таблиць, Зведена таблиця й Зведена діаграма.

У верхній частині таблиці розташовуються імена полів (осередків, що перебувають в одному стовпці таблиці), нижче випливають запису (рядка таблиці), у які вносяться дані. Один запис завжди є поточної, і поруч із нею розташований покажчик поточного запису (стрілка в поле виділення в лівій частині вікна). У нижній частині вікна розташовані кнопки навігації, що дозволяють переміщати покажчик поточного запису по таблиці (на перший запис, на попередній запис, на наступний запис, на останній запис). Там же перебувають поле номера поточного запису, кнопка створення нового запису й покажчик загальної кількості записів у таблиці. Для створення нового запису також служить останній рядок таблиці, відзначена в поле виділення зірочкою.

Вікно таблиці в режимі Конструктора складається із двох панелей.


  • Верхня панель містить таблицю із трьох стовпців: Ім'я поля, Тип даних й Опис. У стовпці Ім'я поля втримуються імена полів таблиці, у стовпці Тип даних указується тип даних для кожного поля. Заповнення двох перших стовпців є обов'язковим.

  • На нижній панелі розташовуються дві вкладки властивостей полів: Загальні й Підстановка, а також область контекстної довідки.

Ключове поле таблиці позначається спеціальним значком – ключик у поле виділення в лівій частині вікна. Щоб виділити поле, досить просто клацнути мишею по рядку, у якій описується дане поле. При цьому в нижній частині вікна будуть показані параметри саме для цього поля.


Створення таблиць

В Access використаються три способи створення таблиць: шляхом уведення даних, за допомогою Конструктора таблиць і за допомогою Майстра створення таблиць. Створення таблиць шляхом уведення даних використають тоді, коли структура таблиці дуже проста (наприклад довідник, тоді Access сама догадується про те, як установити властивості полів). Майстер таблиць використають, якщо потрібно створити якусь типову таблицю, користуючись шаблонами, які він запропонує. Режим Конструктора застосовують для перегляду структури таблиці або для зміни даної структури.

Визначення полів

При створенні таблиць у режимі Конструктора доводиться задавати імена таблиць і полів у таблицях. При цьому необхідно дотримуватися ряду правил:


  • Імена полів у таблиці не повинні повторюватися, тобто повинні бути унікальними.

  • Імена полів можуть містити не більше 64 символів, включаючи пробіли.

  • Бажано уникати вживання імен полів, що збігаються з іменами убудованих функцій або властивостей Microsoft Access (наприклад, Name - ім'я).

  • Ім'я поля не повинне починатися із пробілу або керуючого символу (коди ASCII 00-31).

  • Імена полів можуть містити будь-які символи, включаючи букви, цифри, пробіли, спеціальні символи, за винятком крапки (.), знак оклику (!), апострофа (') і квадратних дужок ([), (]).

Цього ж правила дійсні й для імен таблиць, а також інших об'єктів Microsoft Access.

Після уведення імені поля необхідно задати тип даних, які будуть перебувати в цьому полі. В Microsoft Access є наступні типи даних:

  • Текстовий – символьних або числових дані, не потребуючих обчислень. Поле даного типу може містити до 255 символів. Розмір текстового поля задається за допомогою властивості Розмір поля.
  • Поле MEMO – призначено для уведення текстової інформації, по обсязі перевищуючих 255 символів. Таке поле може містити до 65 535 символів. Поле типу MEMO не може бути ключовим або проіндексованим.


  • Числовий – числовий тип застосовується для зберігання числових даних, використовуваних у математичних розрахунках. Підтипи числових даних (властивість Розмір поля): Довге ціле – 4 байти і являє собою число в межах від -2 147 483 648 до +2 147 483 647, Байт – 1 байт, Ціле – 2 байти, Одинарне із плаваючою крапкою – 4 байти, Подвійне із плаваючою крапкою – 8 байтів, Десяткове – 12 байтів, Код реплікації – 16 байтів.

  • Дата/Час – тип для подання дати й часу. Дозволяє вводити дати з 100 по 9999 рік. Розмір поля - 8 байтів.

  • Грошовий – тип даних, призначений для зберігання даних, точність подання яких коливається від 1 до 4 десяткових знаків. Ціла частина даного типу може містити до 15 десяткових знаків.

  • Лічильник – поле містить 4-байтный унікальний номер, обумовлений Microsoft Access автоматично для кожного нового запису або випадковим образом, або шляхом збільшення попереднього значення на 1.

  • Логічний – логічне поле, що може містити тільки два значення, интерпретируемых як Так/Ні, Істина/Неправда, Включене/Виключене. Поля логічного типу не можуть бути ключовими, але їх можна індексувати (ccess використає величину -1 для подання значення Істина й величину 0 — для значення Неправда);

  • Поле об'єкта OLE -містить посилання на OLE-об'єкт (аркуш Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, малюнок і т.п.);

  • Гіперпосилання – дає можливість зберігати в поле посилання, за допомогою якої можна посилатися на довільний фрагмент даних усередині файлу або Web-сторінки на тім же комп'ютері, в інтранет або в Інтернет. Поле типу Гіперпосилання не може бути ключовим або індексованим.

У поле типу можна також вибрати значення Майстер підстановок, що запускає Майстра підстановок, що створює поле підстановок. Поле підстановок дозволяє вибирати значення поля зі списку, що містить набір постійних значень або значень із іншої таблиці.


Властивості полів таблиці

Підпис – за допомогою цієї властивості можна задати назви полів таблиці, які виводяться в різних режимах.

Обов'язкове поле – визначає необхідність уведення даних у це поле (значення Так/Немає) і забезпечує автоматичний контроль уведення даних у такі поля, тобто ні за яких умов користувач не зможе створити запис, у якій дане поле залишиться порожнім.

Формат поля – указує формат відображення даних з поля в режимі Таблиці.

Маска уведення – указується маска, що дозволяє автоматизувати перевірку уведення символів у поле. Вона застосовується до таких полів, як номер телефону, дата й т.д. Задавати маску уведення можна вручну або за допомогою Майстра.

Індексоване поле визначає, чи є дане поле індексованим, і якщо є, то в якому режимі. Існують два режими індексування: Збіги допускаються й Збіги не допускаються. У першому випадку поле може містити повторювані значення, у другому - немає.

Значення за замовчуванням – указується значення, додає автоматично в поле для кожного нового запису, якщо це значення не уведене користувачем.

Визначення ключових полів

Ключове поле – це одне або кілька полів, комбінація значень яких однозначно визначає кожен запис у таблиці. Якщо для таблиці визначені ключові поля, то Microsoft Access запобігає дублювання або уведенню порожніх значень у ключовому полю. Ключові поля використаються для швидкого пошуку й зв'язку даних з різних таблиць за допомогою запитів, форм і звітів. В Microsoft Access можна виділити три типи ключових полів: лічильник, простий ключ і складовій ключ.

Якщо до збереження створеної таблиці ключові поля не були визначені, то при збереженні буде видане повідомлення про створення ключового поля. При натисканні кнопки Так буде створене ключове поле лічильника з ім'ям Код і типом даних Лічильник.


Для створення простого ключа досить мати поле, що містить унікальні значення (наприклад, коди або номери). Якщо обране поле містить повторювані або порожні значення, його не можна визначити як ключове.

Складений ключ необхідний у випадку, якщо неможливо гарантувати унікальність запису за допомогою одного поля. Він являє собою комбінацію декількох полів.

Створення й використання індексів

З метою прискорення пошуку й сортування даних у будь-який СУБД використаються індекси. Індекс є засобом, що забезпечує швидкий доступ до даних у таблиці на основі значень одного або декількох стовпців. Індекс являє собою впорядкований список значень і посилань на ті записи, у яких зберігаються ці значення. Щоб знайти потрібні записи, СУБД спочатку шукає необхідне значення в індексі, а потім по посиланнях швидко відбирає відповідні записи.

Індекси бувають двох типів: прості й складові. Прості індекси являють собою индексы, створені по одному стовпці. Індекс, побудований по декількох стовпцях, називається складовим (прикладом складеного індексу може бути індекс, побудований по стовпцях "Прізвище" й "Ім'я").

Недоліком індексів є той факт, що при додаванні й видаленні записів або при відновленні значень в індексному стовпці потрібно обновляти індекс, що при великій кількості індексів у таблиці може сповільнювати роботу. Тому індекси звичайно рекомендується створювати тільки для тих стовпців таблиці, по яких найбільше часто виконується пошук записів.

Ключове поле таблиці автоматично індексується й властивості Індексоване поле) привласнюється значення Так (Збіги не допускаються).

Сортування даних у таблиці

Операція сортування даних використається завжди для зручності знаходження потрібної інформації. У таблиці набагато легше знайти потрібний рядок, якщо ці рядки впорядковані. За замовчуванням, коли таблиця відкривається в режимі Таблиці, вона впорядковується за значенням ключового поля. Якщо ключове поле для таблиці не визначено, записи виводяться в порядку їхнього уведення в таблицю. Якщо потрібно відсортувати запису за значенням іншого поля, досить установити курсор на будь-який рядок відповідного стовпця й нажати одну із кнопок на панелі інструментів: Сортування по зростанню або Сортування по убуванню.


Щоб правильно застосовувати сортування, потрібно знати кілька простих правил.


  • При сортуванні в зростаючому порядку запису, що містять порожні поля (з порожніми значеннями), указуються в списку першими.

  • Числа, що перебувають у текстових полях, сортуються як рядки символів, а не як числові значення. Якщо потрібно відсортувати їх у числовому порядку, всі текстові рядки повинні містити однакову кількість символів. Якщо рядок містить меншу кількість символів, то спочатку потрібно вставити незначні нулі.

  • При збереженні таблиці зберігається й порядок її сортування.

Процес сортування значно прискорюється, якщо попередньо по даному полю був побудований індекс.

Фільтрація даних

В Microsoft Access передбачено чотири способи відбору записів за допомогою фільтрів: фільтр по виділеному фрагменті, звичайний фільтр, поле Фільтр для й розширений фільтр.

Фільтр по виділеному фрагменті, звичайний фільтр і поле Фільтр є дуже простими способами відбору записів, причому найпростішим є фільтр по виділеному фрагменті – він дозволяє знайти всі записи, що містять певне значення в обраному полі. Звичайний фільтр використається для відбору записів за значеннями декількох полів. Поле Фільтр для використається, якщо фокус уведення перебуває в поле таблиці й потрібно ввести конкретне шукане значення або вираження, результат якого буде застосовуватися як умова відбору. Для створення складних фільтрів варто використати вікно розширеного фільтра.

Набор записів, які були відібрані в процесі фільтрації, називається результуючим набором.